財政部:電子發票的掃描不算電子發票原件等關于電子會計憑證報銷問題

來源:財政部 作者:財政部 人氣: 發布時間:2020-06-28
摘要:財政部:電子發票的掃描不算電子發票原件等關于電子會計憑證報銷問題 關于電子會計憑證報銷問題,相信大家還有很多疑問。今天就十九個熱點問題為大家匯總答案。 問題一、尊敬的老師,您好,關于近日發布的關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知,在我們公...
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  關于電子會計憑證報銷問題,相信大家還有很多疑問。今天就十九個熱點問題為大家匯總答案。

  問題一、尊敬的老師,您好,關于近日發布的關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知,在我們公司的解讀過程中,有一些問題想要咨詢一下。

  1.同時滿足4點要求,可以采取只保留電子會計憑證的形式,請問4點要求中第3點如何理解,公司需要具備怎樣的會計核算系統實力?

  2.我們公司目前報銷入賬采取的是電子會計憑證上傳+打印紙質,請問在此規定下,需要保存的電子會計憑證有具體的形式或格式要求嗎?比如說pdf文件?還是圖片形式也可以?

  答:1.財會﹝2020﹞6號第3條第3點是對單位使用的會計核算系統的要求。會計核算系統是為單位會計核算、財務管理直接采集會計信息與數據,生成會計憑證、會計賬簿、財務報表等會計資料的核心會計軟件,是電子會計檔案歸檔的重要信息系統。簡而言之,單位使用的會計核算系統能夠接收、讀取和輸出符合要求的電子會計憑證,且設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序,采取了風險控制手段。具體規定可查閱《會計檔案管理辦法》。同時,由于電子會計憑證具有易復制且難察覺的特點,會計核算系統應當設置必要的程序或功能,防止重復利用同一電子會計憑證的原件及其復制件報銷入賬。

  2.單位如使用電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔憑證的,必須同時保存該紙質打印件的電子會計憑證原件。拍照、截圖、掃描等電子影像件屬于電子副本文件,并不是電子會計憑證原件,不能僅以電子副本文件報銷入賬歸檔,仍應按紙質會計憑證的有關規定進行管理。

  電子發票、電子客票、電子行程單等原件如何認定、如何獲取,建議咨詢稅務、鐵路、航空等制證部門。

  問題二、您好,我想請教下會計檔案的實操問題。在傳統只保管紙質憑證的模式下,同時保存電子發票的電子形式即可。那么對于財務云的模式下,即會計憑證報銷入賬歸檔全流程電子化模式下,存在一些疑問,還請不吝指教:

  1.財會﹝2020﹞6號規定同時滿足六條條件的,單位可以僅使用電子會計憑證進行報銷入賬歸檔。實務中,一張報銷憑證中往往是電子發票與紙質發票的混合,例如差旅費,可能機票、住宿費是電子發票形式,但是對于出租車、地鐵公交車票卻只有紙質發票,那么這種情況下,該如何保存電子會計檔案?

  財務云狀態下,報銷需要將出租車、地鐵公交車票的紙質發票進行拍照上傳,從而完成報銷。那么對于這類會計檔案是否只保管紙質發票的拍照資料或者圖片形式即可?

  2.會計檔案管理辦法第八條同時滿足六條條件的,單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存,形成電子會計檔案。實務中,工資單、勞務費發放單這類自制憑證,是否也可以拍照形式,只保管其拍照資料或者圖片形式即可?

  3.上述兩種情況說明實務中的會計憑證檔案,既存在一張憑證的電子發票與紙質發票的混合形式,也存在憑證間的電子發票與紙質(自制)憑證的混合形式,在財務云模式下,如何明確紙質(自制)發票的保管形式,還望回復為盼!

  答:企業應當按照《會計基礎工作規范》《企業會計信息化工作規范》《會計檔案管理辦法》等有關規定進行處理。其中,拍照、截圖、掃描等電子影像件屬于電子副本文件,并不是電子會計憑證原件,不能僅以電子副本文件報銷入賬歸檔,仍應按紙質會計憑證的有關規定進行管理。即仍須保留紙質會計憑證,電子文件僅可作為數字副本歸檔保存。企業實際取得符合法律要求、真實有效的紙質發票的,無論是否利用其電子掃描件進行核算,仍應按照紙質發票歸檔的有關規定保存紙質發票原件,并建立相應的索引關系。

  問題三、公司存儲電子版的銀行回單,紙質版銀行回單是否需要打印?

  電子海關專用繳款書,是不是只存儲電子版的即可?

  答:單位如使用電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔憑證的,必須同時保存該紙質打印件的電子會計憑證原件。

  問題四、《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》中四、單位以電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的,必須同時保存打印該紙質件的電子會計憑證。

  舉個例子說,我公司以電子發票的紙質打印件作為報銷依據的,是不是要同時保存對方單位傳輸給我們的PDF版電子發票,并且把發票單獨打印出來,裝訂歸檔。請問這樣操作符合要求嗎?

  答:單位如使用電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔憑證的,必須同時保存該紙質打印件的電子會計憑證原件,并建立相應的檢索關系。

  問題五、您好!財會﹝2020﹞6號關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》中提到“四、單位以電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的,必須同時保存打印該紙質件的電子會計憑證”。我司之前是將電子發票打印出來,寄送總部財務共享中心審核,他們會掃描進系統留檔。

  現咨詢:1.電子發票的掃描影像文件算電子會計憑證嗎?2.電子會計憑證是指供應商提供的電子發票PDF文件嗎?盼復,謝謝。

  答:拍照、截圖、掃描等電子影像件屬于電子副本文件,并不是電子會計憑證原件,不能僅以電子副本文件報銷入賬歸檔,仍應按紙質會計憑證的有關規定進行管理。

  電子發票、電子客票、電子行程單等原件如何認定、如何獲取,建議咨詢稅務、鐵路、航空等制證部門。

  問題六、根據《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》(財會﹝2020﹞6號)規定銀行電子回單也需要作為電子會計憑證歸檔,因銀行回單較多,銀行都采取客戶自行在回單機或者網銀上打印,且銀行柜臺打印的銀行回單現也為電子章,如未開通網上銀行則無法自行下載銀行電子回單保存,是否可以自行掃描保存。

  答:拍照、截圖、掃描等電子影像件屬于電子副本文件,并不是電子會計憑證原件,不能僅以電子副本文件報銷入賬歸檔。

  問題七、1.單位以電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的,必須同時保存打印該紙質件的電子會計憑證;請問對保存的電子會計憑證格式有什么要求?如何判斷保存的電子會計憑證是否原件?

  2.如果無法獲得電子會計憑證的原件,能否以紙質打印件+掃描件保存?

  答:電子會計憑證存儲應當滿足國家檔案管理的有關要求,電子發票、電子客票、電子行程單等原件如何認定、如何獲取,建議咨詢稅務、鐵路、航空等制證部門。

  單位如使用電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔憑證的,必須同時保存該紙質打印件的電子會計憑證原件。拍照、截圖、掃描等電子影像件屬于電子副本文件,并不是電子會計憑證原件,不能僅以電子副本文件報銷入賬歸檔,仍應按紙質會計憑證的有關規定進行管理。

  問題八、1.如何判斷保存的電子發票電子檔為原版?標準是什么?

  2.滴滴電子發票的行程單并沒有電子章,是否需要保存?

  答:電子發票等電子會計憑證原件如何認定、如何獲取,建議咨詢稅務等制證部門。

  問題九、《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》中單位以電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的,必須同時保存打印該紙質件的電子會計憑證。關于增值稅電子普通發票,其電子會計憑證元數據具體是指什么?需要保存的電子會計憑證具體是指什么?開票方推過來的發票地址鏈接、或是開票方發過來的圖片文檔?

  答:元數據是對數據資源的描述,即關于數據的數據,是信息共享和交換的基礎和前提。元數據的要求可參見檔案行業標準《文書類電子文件元數據方案》(DA/T46)、《版式電子文件長期保存格式需求》(DA/T47)等相關行業標準。

  拍照、截圖、掃描等電子影像件屬于電子副本文件,并不是電子會計憑證原件,不能僅以電子副本文件報銷入賬歸檔,仍應按紙質會計憑證的有關規定進行管理。發票地址、二維碼均不是電子會計憑證原件。電子發票等電子會計憑證原件如何認定、如何獲取,建議咨詢稅務等制證部門。

  問題十、您好!我想咨詢一下,關于電子發票保管的問題,我司是電子商務有限公司,一般納稅人,每月開出電子發票會達到幾千張至幾萬張,這些電子發票除了要電子檔案保管,是否必須都要全部打印出來,裝釘成冊呢?

  答:根據《會計檔案管理辦法》(財政部、國家檔案局令第79號)第八條,第九條規定,單位同時滿足有關條件的,可僅以電子形式保存電子會計憑證,形成電子會計檔案,無需打印紙質件。同時,近期我部會同國家檔案局印發的《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》(財會﹝2020﹞6號)再次重申了相關規定。

  問題十一、您好,根據財會﹝2020﹞6號第四條“單位以電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的,必須同時保存打印該紙質件的電子會計憑證。”是否理解為”會計須要同時保存電子發票PDF版本(即開票方發至郵箱的原本)還是收到的紙質電子發票需要再次掃描留檔,且需要保存30年管理?

  答:單位如使用電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔憑證的,必須同時保存該紙質打印件的電子會計憑證原件。拍照、截圖、掃描等電子影像件屬于電子副本文件,并不是電子會計憑證原件,子發票等原件如何認定、如何獲取,建議咨詢稅務等制證部門。

  電子會計檔案和紙質會計檔案的管理期限按照《會計檔案管理辦法》(財政部、國家檔案局令第79號)執行。

  問題十二、財會﹝2020﹞6號財政部國家檔案局關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知,自發布之日起施行。請教一下:電子發票的開票日期為發布日前,報銷時,是否執行此辦法。即是否執行:“單位以電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的,必須同時保存打印該紙質件的電子會計憑證。”電子發票的開票日期為發布日前的,無電子會計憑證報銷是否可行。盼回復。

  答:財會﹝2020﹞6號文發布日期為3月23日,重申了《會計檔案管理辦法》中的即有規定。《會計檔案管理辦法》已于2016年1月1日起施行。為此,單位應從2016年1月1日起執行財會﹝2020﹞6號的有關規定。

  問題十三、4月3日發布的財會﹝2020﹞6號文,規范電子會計憑證報銷入賬歸檔,文中說自發布之日起施行。那么這個“自發布之日起施行”的意思是4月3日起,報銷的所有期間的費用(包含開票期間為1-3月),都需要上傳電子檔的發票,還是說開票日期是4月3日之后的發票才需要上傳電子版呢?如果4月3日以后才報銷1-3月開票的相關費用,是否需要上傳電子發票留存呢?盼回復,非常感謝!

  答:財會﹝2020﹞6號文發布日期為3月23日,重申了《會計檔案管理辦法》中的即有規定。《會計檔案管理辦法》已于2016年1月1日起施行。為此,單位應從2016年1月1日起執行財會﹝2020﹞6號的有關規定。

  問題十四、您好,麻煩解答以下問題:

  1.發布之日起實施電子會計憑證報銷需保存電子檔,發布之日界定的是報銷時間還是電子憑證開具時間?如果我在發布之日后報銷,使用發布之日前就已經開具的電子發票,是否還需保存此電子發票的電子檔?

  2.發布之日的日期是哪天?

  3.滴滴行程單能算作是電子行程單的一類嗎?

  答:財會﹝2020﹞6號文發布日期為3月23日,重申了《會計檔案管理辦法》中的即有規定。《會計檔案管理辦法》已于2016年1月1日起施行。為此,單位應從2016年1月1日起執行財會﹝2020﹞6號的有關規定。

  問題十五、您好,請問下,電子會計憑證如電子發票等,如果電子發票原版文件丟失了,只有打印的紙質版的,可以用紙質掃描件電子檔來存檔嗎?電子發票紙質掃描件是有效電子檔嗎?

  答:單位如使用電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔憑證的,必須同時保存該紙質打印件的電子會計憑證原件。拍照、截圖、掃描等電子影像件屬于電子副本文件,并不是電子會計憑證原件,不能僅以電子副本文件報銷入賬歸檔,仍須按紙質會計憑證的有關規定進行管理。

  問題十六、您好,日前財政部、國家檔案局發布了《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》,想咨詢一下非央企的國企和民營企業是否需要執行該通知規定?此外,如果國稅能開放企業查詢企業作為購票方收到的所有的發票,企業可以像勾選專票一樣在系統中對收到的電子發票進行勾選記錄已報銷的發票,那么企業在識別重復報銷和存檔問題上都可以大大減少工作量和更多的投入。

  答:財會﹝2020﹞6號文件依據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》等有關法律、行政法規和部門規章規定,其適用范圍為:黨中央有關部門、國家機關、社會團體、公司、企業、事業單位和其他組織,包括中小民營企業、非央企、外資、合作和其他類型的企業等。

  問題十七、文中所述的需要留存電子檔的企業范圍包括國企央企嗎?

  答:財會﹝2020﹞6號文件依據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》等有關法律、行政法規和部門規章規定,其適用范圍為:黨中央有關部門、國家機關、社會團體、公司、企業、事業單位和其他組織,包括中小民營企業、非央企、外資、合作和其他類型的企業等。

  問題十八、老師您好,關于財會﹝2020﹞6號,關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知,我的公司會計師事務所正在努力對客戶進行宣傳培訓,推進電子會計憑證報銷入賬歸檔。其中關于上傳電子發票的實操問題,很多企業有疑問:在僅使用電子會計憑證進行報銷入賬歸檔的四點必須條件中,第三點第三條“使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計憑證及其元數據”;如果財務報銷系統中能夠接收、存檔上傳來的電子發票,而讀取是通過人工閱讀該電子發票數據,鍵入到財務系統生成會計憑證,是否算是有效的讀取其元數據?現在市場上有app軟件能夠取電子發票上的信息,是否需要使用類似軟件才算有效讀取?并且需要升級原有財務系統跟該類軟件對接傳輸,才算滿足電子化會計憑證入賬的第三點第三條的條件?非常感謝您的答疑!

  答:讀取,是指使用的會計核算系統對會計資料要以會計人員可以理解的形式呈現,而不能是單純的計算機代碼和純數據;且呈現的方式應當符合會計領域約定俗稱的內容和格式。

  對于使用市場軟件的問題,屬于市場行為,財政部門不做規定。

  問題十九、領導好!我們是一家三級公立醫院。財會﹝2020﹞6號關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知,要求電子會計憑證需要同步保存。我有以下疑問:

  1.行政事業單位可否將電子會計檔案保存在外網“云端”,是否涉及到數據安全問題,是否涉及到有關政策規定!

  2.多數電子會計檔案集成商提供“云端存儲”和“本地化部署”兩種模式,“云端存儲”價格便宜,管理便捷,行政事業單位不需要額外設備配置及人員管理;本地化部署需要額外增加數據服務器,日常費用也遠高于“云端部署”,更為困難的是如何保證本地數據服務器的安全,萬一數據丟失,又未打印紙質版,豈不麻煩大了??大多數行政事業單位本地戶部署,缺乏相應的技術人才,風險更大。

  綜上,我想咨詢,一是:是否可以存儲在外網“云端部署”,政策是否允許;二是:可否開通財政內網“集中部署”,即安全,又有專業人才管理。各單位定期繳納使用管理費即可。

  答:單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案,并應當保證電子會計檔案的真實、完整和安全。電子會計檔案的存儲、管理、利用、備份等,應當符合《檔案法》《檔案法實施辦法》《會計檔案管理辦法》和國家檔案管理部門的有關規定。至于電子會計檔案的具體存儲方式,屬于單位的自主行為,應由單位按照有關規定,結合自我需求,自行選擇。

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